Deuxième question

La bibliothèque a évalué la diversité du personnel à temps plein, du personnel à temps partiel et des bénévoles, et développé, mis en œuvre et évalué les stratégies visant à augmenter la diversité.

Qu’est-que c’est et pourquoi est-ce que c’est important ?

Pour qu’une bibliothèque soit vraiment inclusive du point de vue social, ce trait doit être reflété dans la diversité du personnel et des équipes de bénévoles.

Le groupe communautaire cible est-il représenté dans le personnel de la bibliothèque et l’équipe de bénévoles ?

Les groupes communautaires jaugent souvent s’ils sont les bienvenus dans une organisation par la présence ou l’absence de membres du personnel et de bénévoles comme eux. Naturellement, les personnes de groupes particuliers (p. ex., groupe ethnique, sexe, âge) ont tendance à être attirés par les organisations qui disposent de personnel ou d’une équipe de bénévoles avec lesquels ils peuvent s’identifier.

Le projet pilote de la vérification d’inclusion sociale du CBUC/CULC a établi que les nouveaux jeunes immigrants plus âgés ont remarqué l’absence dans les bibliothèques de membres du personnel qui appartenaient à leur groupe ethnique.

Les jeunes ont conclu que la bibliothèque ne donne pas d’importance à l’inclusion sociale, si elle ne la pratique pas à l’interne.

  • 91 % des nouveaux jeunes immigrants à Toronto et 100 % à Vancouver veulent voir plus de membres du personnel provenant de leur groupe ethnoculturel, en comparaison avec 50 % à Brampton et 60 % à Hamilton. Ces chiffres indiquent que les jeunes qui sont au Canada depuis plus longtemps (bibliothèques de Toronto et de Vancouver) veulent voir du personnel appartenant à leurs groupes ethniques plus que les jeunes récemment immigrés à Brampton et à Hamilton.
  • 43 % des jeunes de Toronto et 50 % de ceux de Brampton ont déclaré qu’un personnel plus diversifié les aidera à se sentir plus à l’aise et à se faire comprendre. De plus, 29 % des jeunes à Toronto et 33 % de ceux à Brampton ont indiqué qu’il serait plus facile de communiquer dans leur langue maternelle.

Quels sont certains des autres avantages à recruter un personnel et des équipes de bénévoles diversifiés ?

L’étude intitulée Inclusiveness at Work: How to Build Inclusive Non-profit Organizations donne plusieurs raisons pour lesquelles il est important d’établir un partenariat plus solide avec la communauté et de s’assurer que les politiques et pratiques de recrutement des ressources humaines mettent l’accent sur la diversité du personnel. L’étude indique que les membres du personnel qui reflètent la diversité de la communauté sont plus susceptibles de :

  • reconnaître l’évolution des besoins des différents groupes de population (à mesure que les données démographiques dans la plupart des communautés changent, un personnel diversifié est plus susceptible d’avoir une incidence sur la pertinence continue d’une organisation);
  • être efficace dans l’élaboration de stratégies de communication pour aider une organisation à communiquer efficacement avec divers publics (p. ex., divers donateurs, dirigeants communautaires et partenaires stratégiques);
  • comprendre les atouts et les besoins des différents clients ou administrés et, par conséquent, être plus en mesure de concevoir et d’exécuter des programmes qui répondent aux besoins des divers administrés;
  • fournir un service à la clientèle culturellement approprié.

En outre, les organisations qui traitent de façon proactive les questions d’inclusion et recrutent des membres du personnel diversifiés ont prouvé être plus efficaces à résoudre les problèmes. Plus précisément, quand une organisation respecte les points de vue des minorités, elle développe généralement un plus grand nombre de solutions auxiliaires aux problèmes et étudie plus à fond les hypothèses et incidences des scénarios de rechange.

Comment le faites-vous ?

Il y a plusieurs questions spécifiques auxquelles l’équipe d’inclusion de la bibliothèque devrait s’attaquer pour comprendre l’ampleur des pratiques d’inclusion, y compris la diversité du personnel. Les questions qui se trouvent dans l’exercice modèle ci-dessous sont fondées sur celles développées dans Inclusiveness at Work: How to Build Inclusive Non-Profit Organizations. Elles ont été modifiées pour refléter le contexte spécifique du Canada et des bibliothèques.

Les étapes suivantes représentent la méthode proposée pour évaluer la diversité au sein d’une bibliothèque :

  1. Évaluer la diversité.
  2. Élaborer et mettre en application des stratégies visant à augmenter la diversité.
  3. Évaluer les stratégies pour augmenter la diversité.

Les bibliothèques sont invitées à suivre ces trois étapes dans le cas du conseil d’administration, du personnel à temps plein et à temps partiel, et des équipes de bénévoles. Les outils et exercices dans ce chapitre ont été divisés en trois sections – un exercice par équipe.

  1. Évaluer la diversité du conseil d’administration, du personnel et des bénévoles

    La bibliothèque peut souhaiter utiliser l’information sur le profil communautaire pour déterminer les groupes communautaires qui devraient être représentés sur le conseil de la bibliothèque, le personnel, et au sein de son équipe de bénévoles. Ces données peuvent servir à créer tout, des ratios ou objectifs numériques aux politiques et objectifs de diversité du conseil d’administration, du personnel et des bénévoles. Elles peuvent servir également comme indicateur utile pour le processus d’élaboration des stratégies.

    Les tableaux suivants permettront aux bibliothèques de réaliser une analyse plus approfondie des pratiques, des politiques et de la diversité actuelles des membres de l’équipe. Ils fourniront également des questions critiques qui donnent matière à réflexion et à discussion, ce qui pourrait permettre d’améliorer les politiques actuelles ou d’élaborer de nouvelles politiques pour soutenir une plus grande diversité.

    Exercice 2.0a Évaluer la diversité du conseil d’administration

    Fondé sur l’exercice « Selecting Facts About Your Organization » dans Inclusiveness at Work: How to Build Inclusive Non-profit Organizations

    Évaluer la diversité du conseil d’administration Réponse
    1. Quel processus la bibliothèque suit-elle pour recruter des personnes diverses pour servir à titre d’administrateurs ? Le processus est-il formel ou informel ? À quel point le processus est-il efficace ?
    2. La bibliothèque a-t-elle adopté une politique pour orienter la diversité dans le lieu de travail ? Si oui, quel est l’effet de la politique sur le recrutement de membres du conseil ?
    3. À quel point le conseil d’administration est-il diversifié ? La diversité du conseil d’administration reflète-t-elle la diversité de la communauté ?
    4. Comment le niveau de diversité actuel au sein du conseil d’administration diffère-t-il ou se rapproche-t-il du niveau de diversité au cours des années passées ? Le conseil est-il plus ou moins diversifié que par le passé ? Quand et pourquoi des changements se sont-ils produits ?
    5. Quel est le roulement annuel des postes au sein du conseil d’administration ? Le conseil est-il à l’aise d’établir un objectif numérique pour s’assurer que les prochains postes vacants sont comblés par un membre qualifié d’un groupe communautaire ciblé ? Si oui, indiquez cet objectif numérique.
    6. Quel est l’avis du conseil d’administration au sujet de l’obligation des administrateurs à soutenir la bibliothèque financièrement ? Cet avis a-t-il ou pourrait-il influencer la capacité de la bibliothèque à recruter et à retenir des personnes de différents groupes communautaires à titre d’administrateurs ?
    7. Que rapportent les membres appartenant à ce groupe communautaire au sujet de leur expérience de service au sein du conseil d’administration ? Quel a été leur niveau de confort au service de la bibliothèque dans cette capacité ?
    8. Comment le mandat des personnes appartenant à ce groupe communautaire spécifique se compare-t-il avec celui des personnes siégeant au conseil d’administration ?
    9. Dans quelle mesure le conseil d’administration examine-t-il les questions relatives à l’inclusion de personnes de divers groupes communautaires quand il établit des politiques et prend des décisions pour la bibliothèque ?
    10. Quels mécanismes formels et informels sont-ils mis en place pour garantir que les politiques d’exploitation de la bibliothèque sont sensibles aux questions relatives à l’inclusion ?
    11. La bibliothèque a-t-elle des comités consultatifs qui fournissent leurs impressions et conseils sur les programmes, services ou projets visant à établir un contact avec des personnes de différentes communautés ? Si oui, décrivez l’incidence des comités consultatifs sur les pratiques d’inclusion.
    12. Le conseil a-t-il récemment suivi une formation ou une éducation sur l’inclusion ou la diversité ? Si oui, décrivez l’effet que la formation a eu sur les pratiques d’inclusion ?
    13. Que pourrait faire le conseil d’administration différemment pour devenir plus inclusif ?
    14. Que pourrait faire le conseil d’administration différemment pour répondre aux besoins des différents groupes communautaires qu’il sert ?
    Exercice 2.0b Évaluer la diversité du personnel

    Fondé sur l’exercice « Selecting Facts About Your Organization » dans Inclusiveness at Work: How to Build Inclusiveness Non-profit Organizations

    Évaluer la diversité du personnel Réponse
    1. La bibliothèque a-t-elle un processus formel ou informel pour recruter des personnes de divers groupes communautaires pour le personnel ? Si oui, est-il efficace ? Veuillez expliquer.
    2. À quel point les équipes à temps plein et à temps partiel sont-elles diversifiées ? Cette évaluation a-t-elle été réalisée ?
    3. Des efforts explicites ou stratégiques ont-ils été déployés pour embaucher du personnel qui possède les connaissances et l’expérience nécessaires en ce qui a trait aux diverses communautés/questions ? Veuillez décrire.
    4. Décrivez la façon dont la bibliothèque a été en mesure de retenir les membres du personnel diversifié, en tenant compte des succès et des échecs liés à la rétention. Existe-il des différences entre la réussite de la bibliothèque à retenir les membres du personnel et sa réussite à retenir les membres du personnel qui représentent des groupes communautaires diversifiés ?
    5. À quelle fréquence le personnel discute-t-il ouvertement les avantages et inconvénients de travailler dans différentes cultures ?
    6. Dans quelle mesure la bibliothèque fournit-elle une formation au personnel pour l’aider à travailler avec des personnes d’origines diverses ? Veuillez décrire.
    7. Quelles améliorations pourraient-elles être apportées, le cas échéant, en matière de dotation en personnel ou de formation du personnel pour aider la bibliothèque à travailler avec des personnes de différentes communautés ?
    8. Quelle est l’histoire de la bibliothèque en ce qui a trait au recrutement et à la promotion égaux de diverses personnes d’un même horizon professionnel et de compétences similaires ?
    9. Dans quelle mesure le service des ressources humaines joue-t-il un rôle actif dans le recrutement de personnes diversifiées ? Veuillez décrire.
    10. Quel est le roulement annuel de postes à temps plein et à temps partiel ? Est-il opportun d’établir un objectif numérique pour s’assurer que les postes vacants ou nouvellement créés sont comblés par un membre qualifié du groupe communautaire ciblé ? Si oui, veuillez établir cet objectif numérique.
    11. La bibliothèque met-elle des instructeurs/consultants d’inclusion à la disposition du personnel pour l’aider à comprendre et à fonctionner plus efficacement dans un contexte culturel différent ? Si oui, veuillez décrire.
    Exercice 2.0c Évaluer la diversité des bénévoles de la bibliothèque

    Fondé sur l’exercice « Selecting Facts About Your Organization » dans Inclusiveness at Work: How to Build Inclusive Non-profit Organizations

    Évaluer la diversité des bénévoles Réponse
    1. Quel processus la bibliothèque suit-elle pour le recrutement de diverses personnes aux postes de bénévoles ? Le processus est-il formel ou informel ? À quel point le processus est-il efficace ?
    2. La bibliothèque possède-t-elle un plan d’action qui soutient l’inclusion ? Le plan fournit-il une orientation quant au recrutement de bénévoles diversifiés ?
    3. Comment le niveau actuel de diversité des bénévoles diffère-t-il ou se rapproche-t-il de son niveau de diversité durant les années passées ? Les équipes de bénévoles ou les volontaires au sein des comités sont-ils plus ou moins diversifiés que par le passé ? Quand et pourquoi des changements se sont-ils produits ?
    4. Que rapportent les personnes appartenant à ce groupe communautaire sur leur expérience à titre de bénévoles au sein de votre bibliothèque ? Quel a été leur niveau de confort à servir la bibliothèque dans cette capacité ?
    5. Quel est le roulement annuel des postes de bénévoles non liés au conseil d’administration ? Est-il opportun d’établir un objectif numérique pour s’assurer que les postes vacants ou nouvellement créés sont comblés par un membre d’un groupe communautaire ciblé ? Si oui, veuillez établir cet objectif numérique.
    6. Comment le mandat des personnes appartenant à ce groupe communautaire spécifique se compare-t-il avec celui des personnes servant généralement comme bénévoles ?
    7. Dans quelle mesure le conseil d’administration et le personnel examinent-ils les questions relatives à l’inclusion de personnes de divers groupes communautaires quand ils établissent les politiques en matière de recrutement des bénévoles ?
    8. Quels mécanismes formels et informels ont-ils été mis en place pour garantir que les politiques d’exploitation de la bibliothèque sont sensibles aux problèmes se rapportant à l’inclusion des bénévoles ?
  2. Élaborer et mettre en œuvre des stratégies visant à augmenter la diversité du personnel et des bénévoles

    Une fois que la bibliothèque a répondu à ces questions et évalué la répartition du conseil d’administration, du personnel et des bénévoles, il peut être évident qu’il soit nécessaire d’accroître la diversité. Les exemples suivants donnent quelques suggestions pour élaborer et mettre en application des stratégies à cette fin.

    Certaines bibliothèques dont le roulement annuel de personnel et de bénévoles est minimal auront du mal à se fixer des objectifs numériques; elles peuvent croire que des politiques et procédures neuves ou révisées sont les meilleurs cadres pour orienter les pratiques et résultats d’embauche et de recrutement diversifiés.

    Comment s’y prendre pour créer un personnel diversifié – Établissement d’objectifs :

    Exemple de Inclusiveness at Work: How to Build Inclusive Non-profit Organizations

    Avant de prendre des mesures en vue de recruter un personnel diversifié, tenez compte de la mesure dans laquelle la bibliothèque veut se donner des objectifs numériques concrets concernant la composition du personnel. Certains organismes choisissent d’établir volontairement des objectifs de diversité en ce qui concerne la composition du personnel.

    Il existe d’autres avantages à l’établissement d’objectifs concrets. Premièrement, il y a de plus fortes chances qu’un organisme se concentre sur un problème si une politique ou un objectif officiel existe pour rappeler au personnel ce que l’organisme veut atteindre. Deuxièmement, en essayant de forger un consensus, le conseil et le personnel concluront un engagement commun concernant l’importance d’atteindre l’objectif, ce qui accroîtra la participation de chacun à l’effort de recruter et de retenir un personnel diversifié.

    D’autre part, il y a certains désavantages éventuels à l’établissement d’objectifs de diversité numériques, en particulier pour les bibliothèques qui connaissent un roulement de personnel minimal chaque année. Certaines personnes qui représentent des communautés diversifiées peuvent en venir à croire qu’elles sont traitées comme des symboles.

    Bibliothèque municipale de Toronto – Pratiques en matière de ressources humaines

    La bibliothèque a institué une pratique en vertu de laquelle elle recrute les bénévoles et les jeunes issus des communautés locales en mettant l’accent sur les quartiers prioritaires. Plus de 1 000 jeunes bénévoles ont été embauchés à la bibliothèque pour leur donner une expérience de pré-emploi. En outre, les exigences concernant certains projets d’immobilisation que la bibliothèque a entrepris comprennent l’emploi de jeunes. La bibliothèque offre de nombreux stages d’étudiants, y compris un programme de jumelage pour les étudiants autochtones à son point de desserte sur Spadina Road.

    De plus, la bibliothèque conclut un partenariat de mentorat avec le Toronto Region Immigrant Employment Council (TRIEC) et 12 agences communautaires. Les gestionnaires de la bibliothèque seront jumelés à de nouveaux immigrants apprentis pour leur offrir un encadrement, une orientation professionnelle et des renseignements sur le milieu de travail canadien.

    Enfin, un poste au sein du conseil d’administration est réservé à un défenseur de droits des jeunes. Pour éliminer les obstacles à la participation, les politiques du conseil comprennent des dispositions d’adaptation pour les personnes handicapées et celles réclamant des frais de garderie.

    Voici quelques ressources supplémentaires pour promouvoir la pluralité dans le recrutement :

    La publication intitulée Diversity Matters: Changing the Face of Public Boards www.maytree.com/PDF_Files/DiversityMatters.pdf de la Maytree Foundation comprend des exemples de plans d’action par les villes et les agences visant à augmenter la diversité de leurs conseils d’administration, y compris la ville de Toronto.

    Le processus de demande de la ville de Toronto www.toronto.ca/public-appointments/application-process.htm#diversity qui est adopté par la bibliothèque, comprend un questionnaire volontaire sur la diversité pour déterminer ses réalisations. La bibliothèque participe à des séances de recrutement reflétant son engagement à la diversité.

    Leçons tirées du projet pilote de l’inclusion sociale du CBUC/CULC

    Les nouveaux jeunes immigrants participant au projet pilote de vérification de l’inclusion sociale ont souligné que le roulement annuel du personnel à temps partiel dépasse celui du personnel à plein temps, et que les personnes ayant acquis une expérience à temps partiel peuvent avoir plus de chances d’accumuler l’expérience requise en vue des prochains débouchés à temps plein. En conséquence, les bibliothèques devraient envisager de cibler le recrutement de personnel à temps partiel parmi les groupes communautaires spécifiques. De cette façon, elles pourront tirer parti des occasions de succession et de roulement pour créer plus de diversité au sein de leurs équipes.

  3. Comment évaluer vos stratégies

    Les questions dans les exercices ci-dessus ont probablement déclenché des discussions et des analyses introspectives sur la diversité de votre conseil et de vos équipes de personnel. Les résultats de ces discussions ont probablement abouti à une analyse numérique du taux annuel actuel de roulement et à une analyse quantitative de la proportion actuelle de représentants des groupes communautaires diversifiés. Le tableau ci-dessous vous aidera à saisir l’information sur le niveau actuel de diversité et de roulement, de même que les objectifs numériques. Il vous aidera aussi à suivre vos progrès à atteindre l’objectif de diversité.

    Exercice 2.1 Évaluer l’incidence des objectifs de diversité numériques
      Rapport de diversité actuel Taux de roulement annuel Objectif – objectif ou rapport de diversité numérique Progrès à la date du ______?
    Conseil d’administration        
    Personnel à temps plein        
    Personnel à temps partiel / contractuel        
    Bénévoles        

    Au cas où la bibliothèque serait encouragée à élaborer des politiques et procédures pour orienter et informer le recrutement et l’embauche à partir des diverses communautés, au lieu des objectifs numériques :

    Exercice 2.2 Évaluer l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de diversité
    Stratégie nouvelle ou révisée Préciser
    Dressez une liste ou décrivez les politiques, procédures, pratiques… de diversité, qu’elles soient nouvelles ou révisées…
    Évaluation préliminaire
    Décrivez les changements perçus dans la diversité attribués à chaque stratégie
    Politiques et procédures    
    Pratiques RH    
    Formation    
    Autre(s)    

Interprétation de l’outil de vérification – Comment évaluer l’état et le progrès

L’outil de vérification de l’inclusion sociale est conçu pour aider la bibliothèque à évaluer son état actuel et les progrès réalisés dans l’élimination des obstacles à l’inclusion sociale. Cette case contient quelques exemples pour vous aider lorsque vous utilisez l’outil de vérification pour la deuxième question.

État bas/Progrès bas

Cela pourrait être le cas lorsque la bibliothèque n’a pas encore commencé à évaluer la diversité du personnel, du conseil d’administration et des bénévoles, et qu’il n’y a pas une démarche clairement définie pour accroître la diversité. Il est possible que la bibliothèque ne soit pas tout à fait consciente du profil démographique de la communauté (voir première question).

Que devez-vous faire ? Soyez réceptif au changement.

Il est indispensable de reconnaître les avantages et l’importance d’avoir un personnel diversifié qui soit représentatif de la communauté locale afin de devenir réceptif au changement. Les exemples et exercices dans ce chapitre pourront aider la bibliothèque à commencer à prendre des décisions sur la façon d’œuvrer vers la diversité du personnel et des bénévoles.

État bas/Progrès élevé

Cela pourrait être le cas lorsque le personnel, le conseil d’administration et les bénévoles de la bibliothèque ne sont pas représentatifs de la diversité dans la communauté locale, mais que la bibliothèque en est consciente et prend des mesures pour améliorer la situation.

Que devez-vous faire ? Raffinez.

Les exercices dans ce chapitre peuvent aider à raffiner le plan et les pratiques de recrutement et de formation de la bibliothèque visant à accroître la diversité.

État élevé/Progrès bas

Cela pourrait être le cas lorsque la composition du personnel, du conseil d’administration et des bénévoles de la bibliothèque reflète la diversité dans la communauté locale, ou s’y rapproche, mais que la bibliothèque ne possède pas un plan de recrutement diversifié clairement articulé.

Que devez-vous faire ? Devenez intentionnel.

Pour garantir que les pratiques de recrutement de la bibliothèque se conforment aux normes les plus élevées pour attirer des personnes compétentes, la bibliothèque devra élaborer un plan – qui est périodiquement évalué – qui l’aide à devenir inclusive et à retenir le personnel et les bénévoles d’origines diverses. Suivez les exemples et les exercices dans ce chapitre en guise de guide.

État élevé/Progrès élevé

Cela pourrait être le cas lorsque la bibliothèque dispose d’un personnel, d’un conseil d’administration et de bénévoles qui reflètent la diversité dans la communauté locale. La bibliothèque fait de la diversité une priorité dans ses pratiques de recrutement et assure la formation du personnel, du conseil et des bénévoles, et dispose d’indicateurs clairs pour contrôler le niveau de diversité parmi son personnel.

Que devez-vous faire ? Encadrez les autres.

La bibliothèque fait preuve d’une forte capacité à recruter et à retenir le personnel, les membres du conseil d’administration et les bénévoles d’origines diverses. Sans doute, il y aura eu de grands succès en cours de chemin, ainsi que certains échecs. Le partage de ces expériences avec d’autres bibliothèques aidera tout le monde à devenir plus inclusif.